Mis saab IT-projektides valesti minna ja kuidas seda vältida?

Kaasaegsel ärimaastikul on IT-projektid saanud oluliseks osaks innovatsioonist, ent need projektid ei pruugi alati anda oodatud tulemusi ja võivad isegi väga valesti minna.

Äri- ja süsteemianalüütik Kaja Trees, kellel on mitmekümneaastane kogemus mitmekesistest projektidest, on kokku pannud kursuse “IT-maastikul liiklemine: äriprofessionaali juhend IT-hangeteks ja edukaks koostööks” ning paljastab artiklis IT-projektide ees seisvad levinud takistused ja pakub praktilisi strateegiaid nende ületamiseks.

Eelarve ja tähtaja ületamine

Probleem: IT-projektid kipuvad sageli eelarvest väljuma ja tähtaegu ületama. Arvestades, et IT-projektid ei ole odavad ning tähtaegadest sõltub äritulemus, siis on see suureks probleemiks eelkõige ärile.

Lahendus: selge suhtlemine on eelarve ja tähtaja haldamise edukuse võti. Pöörake erilist tähelepanu, et järgmistes osades oleks kõigil ühesugune arusaam.

• Määratlege selged projekti eesmärgid ja tagage, et kõik mõistaksid neid ühtemoodi. Sealhulgas on oluline ka välja tuua prioriteedid – milline eesmärk on olulisem kui mõni teine.
• Veenduge, et projekti ulatus (skoop) oleks selge ja selle muudatused põhineksid ainult projekti eesmärkidel. Vajadusel loobuge vähemtähtsatest projekti tulemitest olulisemate saavutamiseks.
• Valides tehnoloogiaid, veenduge, et kõik valikud koos piisavate selgituste ja plusside-miinustega oleksid esitatud. Tellija peab aru saama, kuidas teha parim valik lähtudes projekti eesmärkidest.
• Kasuta projekti jaoks sobivat projektijuhtimise tehnikat ja jälgi, et otsuseid teeks tellija.
• Hindamiseks vaadake regulaarselt üle, mis toimib hästi või mitte, ja kohandage vastavalt.

Eelarve ja tähtaja ületamine võib olla projekti eesmärkidega kooskõlas, kui tulemuseks on toode, mis on seda väärt. Sellisel juhul tuleb need otsused aga teha teadlikult. Kui ülaltoodut aga mitte arvestada, võib ka juhtuda, et tulemust ei olegi – kogu töö ja raha on läinud tühja.

Tulem on kasutuskõlbmatu

Probleem: isegi laitmatult tehtud projektid võivad ebaõnnestuda, kui lõppkasutajad leiavad, et süsteem ei sobi neile, sundides neid tagasi pöörduma traditsiooniliste, vähem tõhusate meetodite juurde.

Lahendus: süsteem võib lõppkasutajate nõudmistega mitmel viisil vastuollu minna. Lahendused on siin.

• Funktsionaalsus peab vastama kasutajate vajadustele ja kvalifikatsioonile – kaasake äri- ja süsteemianalüütikud, et süsteem oleks kooskõlas kasutajate vajadustega.
• Süsteemi kasutamine peab olema lihtne; info ja nupud seal, kus seda vajatakse – kaasake kasutuskogemuse (UX) spetsialiste intuitiivse kasutajaliidese tagamiseks.
• Süsteem peab olema piisavalt kiire – kaasake süsteemiarhitekte, et tagada tehnoloogilised valikud, mis vastavad oodatavale kasutuse intensiivsusele.
• Süsteem peab tegema seda, mida oodatakse – kaasake oma meeskonda ka kvaliteedi tagamise insenere (testijaid).
• Minge otse allikani – kaasates tegelikke kasutajaid töörühma kasutajaintervjuude või kasutajate testimise kaudu, saate parimad teadmised sellest, mida tegelikud kasutajad vajavad.

Iga IT-projekt on meeskonnatöö, kus igaühel on oma roll. Tihti tuleb mõnel inimesel täita ka mitut rolli, kuid kui midagi nendest jääb katmata, võib taas juhtuda, et projekt on lõpuni viidud, süsteem valmis ehitatud, kuid see ei too soovitud kasu.

IT-maailm on arenenud väga erinevaks traditsioonilisest ärimaailmast. Seal on oma projektijuhtimise mõisted, spetsiifilised rollid, innovaatilised praktikad, rääkimata tehnilistest terminitest. IT-projektide edukaks läbiviimiseks tasub olla teadlik IT-maailma omapäradest ja nendega teadlikult arvestada.

“IT-maastikul navigeerimise” kursusele registreerudes omandate mitte ainult olulisi oskusi, vaid ka enesekindluse keerukate IT-projektide edukaks haldamiseks. Kursusel jagab Kaja reaalse maailma kogemusi ja selgitab üksikasjalikumalt kõike, mida mitte-IT-inimene peab teadma IT-koostöö edukaks toimimiseks ja nende probleemide vältimiseks, mis vaevavad nii paljusid IT-projekte.

Esimene avaldamine Geenius DigiPro’s siin: https://digipro.geenius.ee/sisuturundus/mis-saab-it-projektides-valesti-minna-ja-kuidas-seda-valtida/