Kaasaegsel ärimaastikul on IT-projektid saanud oluliseks osaks innovatsioonist, ent need projektid ei pruugi alati anda oodatud tulemusi ja võivad isegi väga valesti minna.

Äri- ja süsteemianalüütik Kaja Trees, kellel on mitmekümneaastane kogemus mitmekesistest projektidest, on kokku pannud kursuse äri- ja süsteemianalüüsist ning paljastab artiklis IT-projektide ees seisvad levinud takistused ja pakub praktilisi strateegiaid nende ületamiseks.

Eelarve ja tähtaja ületamine

Probleem: IT-projektid kipuvad sageli eelarvest väljuma ja tähtaegu ületama. Arvestades, et IT-projektid ei ole odavad ning tähtaegadest sõltub äritulemus, siis on see suureks probleemiks eelkõige ärile.

Lahendus: selge suhtlemine on eelarve ja tähtaja haldamise edukuse võti. Pöörake erilist tähelepanu, et järgmistes osades oleks kõigil ühesugune arusaam.

• Määratlege selged projekti eesmärgid ja tagage, et kõik mõistaksid neid ühtemoodi. Sealhulgas on oluline ka välja tuua prioriteedid – milline eesmärk on olulisem kui mõni teine.
• Veenduge, et projekti ulatus (skoop) oleks selge ja selle muudatused põhineksid ainult projekti eesmärkidel. Vajadusel loobuge vähemtähtsatest projekti tulemitest olulisemate saavutamiseks.
• Valides tehnoloogiaid, veenduge, et kõik valikud koos piisavate selgituste ja plusside-miinustega oleksid esitatud. Tellija peab aru saama, kuidas teha parim valik lähtudes projekti eesmärkidest.
• Kasuta projekti jaoks sobivat projektijuhtimise tehnikat ja jälgi, et otsuseid teeks tellija.
• Hindamiseks vaadake regulaarselt üle, mis toimib hästi või mitte, ja kohandage vastavalt.

Eelarve ja tähtaja ületamine võib olla projekti eesmärkidega kooskõlas, kui tulemuseks on toode, mis on seda väärt. Sellisel juhul tuleb need otsused aga teha teadlikult. Kui ülaltoodut aga mitte arvestada, võib ka juhtuda, et tulemust ei olegi – kogu töö ja raha on läinud tühja.

Tulem on kasutuskõlbmatu

Probleem: isegi laitmatult tehtud projektid võivad ebaõnnestuda, kui lõppkasutajad leiavad, et süsteem ei sobi neile, sundides neid tagasi pöörduma traditsiooniliste, vähem tõhusate meetodite juurde.

Lahendus: süsteem võib lõppkasutajate nõudmistega mitmel viisil vastuollu minna. Lahendused on siin.

• Funktsionaalsus peab vastama kasutajate vajadustele ja kvalifikatsioonile – kaasake äri- ja süsteemianalüütikud, et süsteem oleks kooskõlas kasutajate vajadustega.
• Süsteemi kasutamine peab olema lihtne; info ja nupud seal, kus seda vajatakse – kaasake kasutuskogemuse (UX) spetsialiste intuitiivse kasutajaliidese tagamiseks.
• Süsteem peab olema piisavalt kiire – kaasake süsteemiarhitekte, et tagada tehnoloogilised valikud, mis vastavad oodatavale kasutuse intensiivsusele.
• Süsteem peab tegema seda, mida oodatakse – kaasake oma meeskonda ka kvaliteedi tagamise insenere (testijaid).
• Minge otse allikani – kaasates tegelikke kasutajaid töörühma kasutajaintervjuude või kasutajate testimise kaudu, saate parimad teadmised sellest, mida tegelikud kasutajad vajavad.

Iga IT-projekt on meeskonnatöö, kus igaühel on oma roll. Tihti tuleb mõnel inimesel täita ka mitut rolli, kuid kui midagi nendest jääb katmata, võib taas juhtuda, et projekt on lõpuni viidud, süsteem valmis ehitatud, kuid see ei too soovitud kasu.

IT-maailm on arenenud väga erinevaks traditsioonilisest ärimaailmast. Seal on oma projektijuhtimise mõisted, spetsiifilised rollid, innovaatilised praktikad, rääkimata tehnilistest terminitest. IT-projektide edukaks läbiviimiseks tasub olla teadlik IT-maailma omapäradest ja nendega teadlikult arvestada.

Kursusel omandate mitte ainult olulisi oskusi, vaid ka enesekindluse keerukate IT-projektide edukaks haldamiseks. Kursusel jagab Kaja reaalse maailma kogemusi ja selgitab üksikasjalikumalt kõike, mida mitte-IT-inimene peab teadma IT-koostöö edukaks toimimiseks ja nende probleemide vältimiseks, mis vaevavad nii paljusid IT-projekte.

Esimene avaldamine Geenius DigiPro’s siin: https://digipro.geenius.ee/sisuturundus/mis-saab-it-projektides-valesti-minna-ja-kuidas-seda-valtida/

Parim viis analüüsi rollide mõistmiseks on käia läbi projekti protsess.

Lihtsustatud projekti protsess

Projekt algab, kui Klient loob visiooni uueks ärimudeliks või organisatsiooni muudatuseks. Ta defineerib muudatuse mudeli Ärikonsultandi abiga. Nende eesmärk on välja selgitada kas muudatuse mudel on väärt selle teostamist. Selle protsessi peamised tulemused on visioon, eelarve ja tähtaeg.

Kui projekt on väärt teostamist, leiab klient Projektijuhi, et selle täitmist jälgida. Ta kaasab projekti vastavalt vajadusele ka teisi rolle – muuhulgas ka Äri- ja IT-analüütikuid.

Järgmiseks defineerib Ärianalüütik rollid ja äriprotsessid vastavalt kliendi visioonile. Tal võib kõikide vajaduste väljaselgitamiseks vaja olla töötubasid teiste projektist huvitatud inimestega. Ärianalüütik võib töö käigus avastada viise visiooni parendada, mis juhul ta annab selle info edasi Kliendile või Ärikonsultandile. Tihti leiavad Ärianalüütikud vajaduse olemasolevaid IT-süsteeme muuta või võtta kasutusele uusi. Sellisel juhul kaasatakse projekti ka IT-analüütik.

IT-analüütik defineerib IT-süsteemide detailid ja nende andmevahetuse. Ta kasutab äriprotsesse ja töötubasid kaasatud inimestega, et üksiasjalikke vajadusi mõista. Ta võib ka avastada viise IT-süsteeme kasutades optimeerida äriprotsesse. Sellisel juhul töötab ta koos Ärianalüütikuga, et neid täiendada.

IT-Analüütik kaasab IT-Arhitekti IT-süsteemide struktuuri määratlemiseks. See sisaldab nii süsteemide-siseseid komponente kui ka süsteemidevahelist andmevahetust. IT-Arhitektid leiavad lahenduse, mis sobib mitte-funktsionaalsete nõuetega nagu jõudluse ja turvanõuded. IT-Analüütik defineerib aga, kuidas erinevad protsessid seda struktuuri kasutavad.

Järgmiseks loodud lahendus:

• teostatakse Arendaja poolt;
• testitakse Kvaliteedikontrolli (Testija) poolt;
• kinnitatakse kõigi eelpool loetletud rollide poolt juurutamiseks;
• juurutatakse organisatsioonis läbi erinevate tegevuste;
• projekti tulemusi tõlgendatakse Kliendi poolt, et vajadusel alustada täienduste jaoks uut projekti.

Täpsustused

Ülalolev kirjeldus näeb välja kui kardetud joa mudel, kuid see ei pruugi nii olla. Kõik need tegevused saavad olla iteratiivsed või paralleelsed, niivõrd kuivõrd see on võimalik. Kõiki neid rolle võib katta üks isik, nagu see on tavapärane väiksemates projektides või agiilsete arendusmetoodikate puhul. Siiski võivad rollid mõnes suuremas projektis olla isegi täpsemalt jaotatud:

• Kasutajaliidese analüütik
• Andmebaasi analüütik
• Integratsioonide analüütik
• jne.

Rolle ja nende kohustusi on kergem mõista, kui need on niimoodi detailselt lahti kirjutatud. Me kasutame sellel lehel rolle selles tähenduses, nagu need on selles lihtsustatud protsessis kirjeldatud. IT- ja Ärianalüüsi klubi keskendub IT-analüütiku ja Ärianalüütiku rollidele.